No caso de uma atualização de ERP de um sistema para outro, as empresas geralmente executam e testam o novo sistema ERP em paralelo com o antigo para confirmar seu funcionamento adequado antes de definir uma data de lançamento. A migração de dados, então, consome grande parte do tempo e dos recursos necessários para garantir que o novo sistema possa assumir os processos de negócios com o mínimo de interrupção. No entanto, um orçamento e um planejamento cuidadosos para todas as principais etapas do processo de implementação ajudam a garantir o sucesso (veja a Figura 4).
As melhores práticas não terminam com a implantação do sistema. As empresas devem comunicar os benefícios e recursos do novo sistema com antecedência e, em seguida, manter um processo de treinamento para os funcionários atuais e futuros. Uma estratégia de gestão de mudanças abrangente e eficaz pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso da implementação do ERP.
Etapas de implementação do ERP – A implementação de ERP é um processo longo e de várias etapas que começa com planejamento e orçamento cuidadosos.
Suporte ERP – O novo sistema também precisa ser mantido. Os fornecedores de ERP ou seus parceiros de suporte oferecem serviços de suporte técnico, geralmente contratados por uma taxa adicional. Esses serviços normalmente incluem um help desk acessível por telefone, e-mail ou online; um portal web dedicado ao cliente com perguntas frequentes, manuais do usuário e outras documentações; e acesso a fóruns de discussão. O suporte presencial geralmente oferece assistência na implementação, solução de problemas e treinamento.
O desenvolvimento de software pode ser uma parte significativa do suporte caso o sistema ERP precise ser personalizado, expandido ou integrado a outros sistemas. É um dos custos frequentemente inesperados do ERP , juntamente com a perda de produtividade, a escassez de talentos e os problemas de integração e gerenciamento de dados, entre outros.
A maioria das empresas mantém sua própria equipe de suporte de ERP, mesmo que seja apenas um profissional de TI com outras responsabilidades. Empresas maiores podem ter várias pessoas cuja função é manter o sistema ERP funcionando, treinar usuários e interagir com o fornecedor de ERP, integrador de sistemas ou provedor de serviços. “Administrador de ERP” é um título comum no mundo da TI.