Como os dados são a força vital de qualquer negócio inovador, os sistemas ERP facilitam a coleta, organização, análise e distribuição de informações para qualquer pessoa ou sistema que precise delas para desempenhar suas funções e responsabilidades da melhor maneira possível.

O sistema ERP também garante que os campos de dados e atributos sejam corretamente atribuídos à conta apropriada no livro razão da empresa, para que todos os custos sejam devidamente rastreados e registrados. Se as pastilhas de freio dianteiras fossem chamadas de “freios dianteiros” em um sistema de software (ou talvez em uma planilha), “pastilhas de freio” em outro e “pastilhas dianteiras” em um terceiro, seria difícil para a montadora saber quanto gasta anualmente com pastilhas de freio dianteiras e se precisa trocar de fornecedor ou negociar um preço melhor.

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Um dos princípios fundamentais do ERP é a coleta centralizada de dados para ampla disseminação. Em vez de múltiplos bancos de dados independentes com um inventário interminável de planilhas desconectadas, os sistemas ERP organizam esse caos, permitindo que todos os usuários — da gerência aos gerentes de contas a pagar — criem, armazenem e utilizem os mesmos dados, obtidos por meio de processos comuns. Com um repositório de dados seguro e centralizado, todos na empresa podem ter certeza de que os dados são precisos, atualizados e completos. A integridade dos dados é garantida para todas as tarefas realizadas na empresa, desde demonstrações financeiras trimestrais até relatórios pontuais de contas a receber, sem depender de planilhas sujeitas a erros.